“¿Para el viernes? Estoy un poco liado, pero venga, te lo hago para el viernes”, dijo Lucas.

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Felipe ya sabía que no iba a cumplir y que tendría que estar detrás de él, pero lo cierto es que Lucas ponía todo su interés en realizarlo, pero no cumplía con los plazos y la calidad del trabajo no era siempre la deseada, pero caía muy bien a todo el mundo, nunca tenía una mala palabra. Siempre estaba dispuesto a ayudar y se le perdonaba casi todo, aunque si se centrara un poco más sería un autentico “crack”

Otro papel más a la mesa de Lucas, que ya no sabía ni cuantos tenía.

Había dejado de utilizar la agenda y las listas de tareas –no tenía tiempo de actualizarlas- y su despacho era un entrar y salir de gente que se sentaba frente a él pidiendo que haga tareas o charlando sobre cualquier tema que se les ocurriera o pidiendo consejo o matando esos minutos que le quedaban hasta hacer otra cosa.

Mientras todo eso sucedía, Lucas se desesperaba cada día un poco más y sencillamente iba tapando agujeros según se producían: que hay que entregar hoy este informe, se aparca todo y se entrega como se puede, que ahora visitar a no sé que cliente, pues se va y así de modo permanente. Su vida era una constante estancia en la zona de urgente.

Un buen día su jefe le regaló un libro que había visto en un aeropuerto sobre gestión de tiempo, uno de esos que lo lees en un par de horas y te solucionan la vida para siempre. Lucas, que jamás decía que no, lo leyó y se vio reflejado en muchos capítulos.

Decidió poner en marcha algunas de las técnicas y tácticas que allí aparecían. 

Lo cierto es que de algo le sirvieron, pero su problema seguía estando allí: más tareas de las que era capaz de gestionar, mucho tiempo perdido –no sabía muy bien porqué pero su cabeza se distraía con mucha facilidad y tenía muchas horas improductivas-, muchas actividades que no eran suyas, pero que sin saber porqué se encontraba haciéndolas, mucha charla intrascendente, demasiado mail, incontables –y a veces interminables- llamadas de teléfono, todo el día saliendo del paso como podía, … Algo había que hacer, ¿pero qué?

Lucas era un buen deportista, acudía con regularidad al gimnasio, corría con cierta frecuencia y, si se terciaba, no le hacía ascos a jugar a lo que fuera con una pala o una raqueta o un buen partido de fútbol, aunque esto era mucho más esporádico.

Entre bromas, desafíos y un poco de cachondeo en el gimnasio donde iba le liaron para participar en un triatlón (ya hemos visto que no sabe decir que no) y sin comerlo ni beberlo se encontró con otra embarcada más.

Como lo cierto es que de eso él solo sabía que había que nadar, andar en bici y correr –menuda liada, hacía de todo, pero no a la vez- decidió comprarse alguna revista que le orientara. En la revista había múltiples consejos sobre como afrontar tu primera prueba y como debías entrenar, pero a su vez había un artículo sobre como entrenar para un Ironman (una prueba de ultra resistencia consistente en nadar 3.800 metros, andar en bici 180 km y correr 42.195 metros todo seguido). Había uno que le llamó poderosamente la atención. Decía: “lo primero, haz saber a tu entorno que has decidido enfrentarse a este reto y solicita apoyo. Sólo no vas a poder. Pídeles que te ayuden”

La solución de pedir ayuda…

Comprendió que la solución a su problema pasaba por un primer paso como ese: hacer saber a tu entorno a lo que te quieres enfrentar y pedir que te ayuden.

Reconocer que tienes un problema y que la mejor manera de enfrentarse a ellos es tener a alguien que te ayude. Esa noche sus problemas desaparecieron, por primera vez en mucho tiempo pudo dormir sin tener que estar dando vueltas en la cama tratando de organizar mentalmente las decenas de tareas que tenía al día siguiente.

Según llegó a la oficina habló con su jefe, le contó lo del triatlón, el consejo de la revista y le pidió que le ayudara. Felipe estaba encantado de hacerlo, que más quería él que Lucas se centrara en su trabajo en vez de estar disperso atendiendo las solicitudes de todo el mundo.

Felipe le propuso reunir a la gente de la oficina y explicarles el problema y pedir que ayudaran a Lucas.

Así, a la hora del café explicaron la situación de Lucas, conocida por todos y pidieron que le ayudaran a gestionar mejor su tiempo y no le interrumpieran o pidieran cosas que ellos mismos podían hacer. 

Todos asintieron y se comprometieron a ayudar, aunque lo cierto es ninguno cambió su forma de proceder con Lucas y siguieron comportándose exactamente igual (el mundo está lleno de buenas intenciones, pero de pocas acciones).

Todos sabían la situación, pero no reaccionaban, seguían tirando de Lucas para que les ayudara en todo, seguían sentándose delante de él a charlar de fútbol, política, trabajo o religión, etc, pero Lucas no estaba dispuesto a rendirse, quería realmente cambiar la situación, así que releyó aquel libro que le había regalado su jefe. En esta ocasión reparó en algo que en su día no le llamó la atención, pero que ahora le parecía una buena idea: “aprende a decir ahora no. No digas que no, sencillamente di que ahora no puedes y emplaza a otro momento concreto la ayuda”.

Decidió ponerlo en práctica, cuando alguien le venía con un encargo, en vez de cogerlo sin más y aceptar los plazos de la otra parte lo que hacía era decirle: 

“ahora no puedo, podría hacerlo dentro de 2 días” o “ahora no puedo atenderte, ¿podríamos hablar de esto a la una?”, 

pero tampoco daba resultado o bien le insistían o le decían que total eran solo 5 minutos o similares. La consecuencia: además de hacerlo como antes perdía el tiempo de las discusiones y “negociaciones”, pero Lucas había decidido que no se rendía. Pidió permiso a su jefe para cerrar la puerta de su despacho cuando necesitara concentración, cosa que le autorizó, pero tampoco solucionó gran cosa ya que la gente abría la puerta y pasaba sin rubor alguno y seguía robándole tiempo, ganas y concentración, pero Lucas se había empeñado en mejorar y su cabeza continuaba buscando soluciones.

Un domingo a la tarde estaba ayudando a su hijo pequeño con los deberes y se encontró en la carpeta con una hoja doblada y pegada en 3 partes y que en cada cara tenía una inscripción y que utilizaban en el cole para hacer saber la actividad que tenían que hacer. Aquello iluminó la imaginación de Lucas y se le ocurrió mezclar varias de las técnicas del libro que había leído, junto con el consejo de la revista del triatlón. Con la ayuda de su hijo –nunca había sido muy manitas- cogió una hoja, la dobló por dos partes e hizo un prisma triangular, que pintó de verde, naranja y rojo. 

La idea era clara: hacer saber a los demás si estaba disponible o no. Pondría la cara verde cuando estuviera haciendo algo poco importante, que significaría “me puedes interrumpir”, la naranja como “solo si es absolutamente imprescindible” y la roja como “NO INTERRUMPIR”.  Todos lo tendrían claro.

La solución de ser rotundo…

De nuevo reunió a su jefe y se lo contó, de nuevo se lo explicó a todos–se iba a arruinar de tanto pagar cafés, pero merecía la pena- y dijo que en esta ocasión iba a ser intransigente. Para ello contaba con el apoyo de Felipe, que si veía a alguien sentando enfrente de Lucas y con la señal roja enfrente de él se iba a cabrear bastante.

Empezó este nuevo intento y en esta ocasión era más sencillo. No tenía el problema de la puerta, que dependía de si otro la abría o cerraba y había que andar levantándose, ahora valía un giro de muñeca. Además no tenía que decir nada, utilizaba la comunicación no verbal señalando el color con el dedo. A las protestas de “si total es solo un momento” o “o es que me tengo que ir” etc, Lucas se mostraba inflexible señalando con el dedo.

Había algún recalcitrante, pero Lucas se mostraba inflexible y ello le ayudó bastante. Podemos observar la importancia de realmente querer cambiar, de que alguien nos ayude, de explicarlo a los demás, de tener planes alternativos, de usar la imaginación, de buscar la solución por métodos no tradicionales y sobre todo de insistir y no rendirse. No asegura el éxito, pero ayuda.

P.D. Lucas no solucionó todos sus problemas, aunque poco a poco va mejorando y evolucionando, a pesar de que alguno al ver el color de su mesa decida llamarle al móvil, pero eso es otra historia.